Spurt & svarað

Hér má nálgast svör við nokkrum algengum spurningum varðandi jafnlaunastaðfestingu.

1. Hvaða lög og reglur gilda um jafnlaunastaðfestingu?

2. Hvað er jafnlaunastaðfesting? 

Staðfesting á því að launakerfi og framkvæmd þess mismuni ekki í launum á grundvelli kyns

3. Hvert er markmið jafnlaunastaðfestingar? 

Meginmarkmiðið er að vinna gegn kynbundum launamun og stuðla að jafnrétti kynjanna á vinnumarkaði

4. Hvaða fyrirtæki og stofnanir þurfa að hljóta jafnlaunastaðfestingu? 

Fyrirtæki eða stofnanir með 25 til 49 starfsmenn geta valið á milli að fá jafnlaunastaðfestingu eða jafnlaunavottun.

5. Hvenær þurfa fyrirtæki og stofnanir að hljóta jafnlaunastaðfestingu? 

Samkvæmt bráðabirgaðákvæði skulu fyrirtæki þar sem 25-49 starfsmenn starfa að jafnaði á ársgrundvelli hafa öðlast jafnlaunavottun eða jafnlaunastaðfestingu eigi síðar en 31. desember 2022.

6. Þurfa einkynja vinnustaðir að hljóta jafnlaunastaðfestingu? 

Já, jafnlaunastaðfesting er staðfesting á því að launakerfið mismuni ekki í launum og kjörum óháð því hvernig kynjaskiptingin er á vinnustaðnum á hverjum tíma. Í jafnréttisáætlun skal tekið fram hvernig unnið er að því að jafna kynjahlutföllin á vinnustaðnum.

7. Þýðir jafnlaunastaðfesting að allir starfsmenn innan sama fyrirtækis eða stofnunar þurfi að vera á sömu launum? 

Nei, fyrirtæki eða stofnun sem hlýtur jafnlaunastaðfestingu á launakerfi þess getur engu að síður greitt mismunandi laun á grundvelli málefnalegra sjónarmiða, svo sem með tilliti til menntunar, reynslu, þekkingar, ábyrgðar, álags eða starfsaðstæðna. Auk þess kemur jafnlaunastaðfesting ekki í veg fyrir að við launaákvörðun sé litið til einstaklingsbundinna þátta sem hafa áhrif á hvernig starfsmaður getur leyst starf sitt af hendi eða fela í sér mat á árangri í starfi.

Launamunur milli einstaklinga er þannig ekki bannaður sem slíkur en ef hann er til staðar þarf hann að byggjast á málefnalegum sjónarmiðum sem varða á engan hátt kynferði.

8. Þýðir jafnlaunastaðfesting að allir komi til með að vita hvað hver og einn starfsmaður er með í laun? 

Gerð er krafa um að jafnlaunastefna fyrirtækis eða stofnunar sé aðgengileg og gefi nægjanlegar upplýsingar til að unnt sé að meta hvernig hún reynist. Það felur ekki í sér að upplýst verði um launamál einstaklinga eða að allar launatölur skuli liggja frammi.

Gerð er krafa um að niðurstöður launagreiningar hvað varðar kynbundinn launamun séu kynntar starfsfólki. Það þýðir ekki að allir komi til með að vita hvað hver og einn starfsmaður er með í laun.

9. Ef allir starfsmenn hjá fyrirtækinu eru á sama launataxta þarf þá að skila jafnréttisáætlun, jafnlaunastefnu, starfaflokkun, launagreiningu, áætlun til úrbóta og samantekt æðsta stjórnanda?

Já, skila þarf inn öllum gögnum til að hljóta jafnlaunastaðfestingu, einnig þegar allt starfsfólk er á sama launataxta.

10. Hefur Jafnréttisstofa heimild til að krefjast upplýsinga um laun starfsmanna frá fyrirtækjum og stofnunun? 

Jafnréttisstofu er heimilt að krefjast þeirra gagna sem þarf til þess að sinna eftirlitshlutverki sínu. Launagreining er eitt af þeim gögnum sem fyrirtæki og stofnanir þurfa að skila inn til Jafnréttisstofu til þess að hljóta jafnlaunastaðfestingu. Ekki er nauðsynlegt að nafngreina starfsmenn í launagreiningu, það nægir að setja inn númer eða aðgreina þá með öðrum hætti.

11. Hvernig er ferlið við að hljóta jafnlaunastaðfestingu? 

Fyrirtæki eða stofnun kynnir sér vel hvaða kröfur eru gerðar til þess til að hljóta jafnlaunastaðfestingu.

Í kjölfarið er farið í það að tryggja að öll nauðsynleg gögn sem þurfa að fylgja umsókn séu til staðar.

Ekki er hægt að senda inn umsókn nema að Jafnréttisstofa hafi samþykkt jafnréttisáætlun viðkomandi fyrirtækis eða stofnunar. Því er kjörið fyrsta skref að senda Jafnréttisstofu jafnréttisáætlun til samþykktar ef hún er ekki fyrir hendi.

Sótt er um jafnlaunastaðfestingu með því að fylla út form í Þjónustugátt Jafnréttisstofu og tryggt að öll nauðsynleg gögn fylgi.

12. Er ekki nóg að jafnréttisáætlun fyrirtækis eða stofnunar berist í tölvupósti, þarf hún að vera samþykkt af Jafnréttisstofu? 

Nei það nægir ekki. Jafnréttisáætlun telst ekki vera gild fyrr en hún hefur verið samþykkt af Jafnréttisstofu. Fyrsta skrefið til þess að hljóta jafnlaunastaðfestingu er því að tryggja að fyrirtækið eða stofnunin sé með gilda jafnréttisáætlun.

13. Fá fyrirtæki og stofnanir sem hafa hljóta jafnlaunastaðfestingu heimild til að nota jafnlaunamerkið? 

Nei, þau fyrirtæki og stofnanir sem hljóta jafnlaunastaðfestingu öðlast ekki heimild til þess að nota jafnlaunamerkið.

14. Hvar er hægt að sjá lista fyrir þá sem hafa hlotið jafnlaunastaðfestingu? 

Jafnréttisstofa heldur skrá yfir fyrirtæki og stofnanir sem hafa hlotið jafnlaunastaðfestingu og birtir hana með aðgengilegum hætti á vef stofnunarinnar.

15. Fyrirtæki eða stofnun nýtir sér utanaðkomandi kerfi við gerð starfaflokkunar og/eða launagreiningar. Er ekki nóg að veita Jafnréttisstofu aðgang að kerfinu til þess að fara yfir gögnin? 

Nei það nægir ekki. Einungis er tekið við gögnum í gegnum Þjónustugátt Jafnréttisstofu.

16. Eru ráðningarsamningar, starfslýsingar, prófskírteini o.s.frv. nauðsynleg fylgigögn með umsókn? 

Nei, slík gögn eiga ekki að fylgja umsókn um jafnlaunastaðfestingu. Hins vegar er alltaf gott fyrir þau sem ætla að byggja upp jafnlaunakerfi að hafa slík gögn til hliðsjónar.

17. Eru sömu kröfur gerðar til innihalds jafnlaunastefnu hvort sem farið er vottunarleið eða staðfestingarleið?

Já, sömu kröfur eru gerðar. Jafnlaunastefna er yfirlýst stefna fyrirtækja og stofnana í jafnlaunamálum og því eðlilegt að sömu kröfur séu gerðar.

18. Þurfa ný fyrirtæki og stofnanir að fá jafnlaunastaðfestingu?

Ný fyrirtæki og stofnanir þar sem 25-49 starfa að jafnaði á ársgrundvelli skulu öðlast jafnlaunastaðfestingu innan þriggja ára frá stofnun.

19. Hvað gerist ef starfsmannafjöldinn fer yfir 49 eftir að fyrirtækið eða stofnunin fékk jafnlaunastaðfestingu?

Ef starfsmannafjöldinn er kominn yfir 49 að jafnaði á ársgrundvelli þegar komið er að endurnýjun á jafnlaunastaðfestingu þarf fyrirtækið eða stofnunin að öðlast jafnlaunavottun innan þriggja ára frá því starfsmannafjöldinn fór yfir tilgreind mörk.

20. Hvað gerist ef starfsmannafjöldinn fer niður fyrir 25 eftir að fyrirtæki eða stofnun hefur fengið jafnlaunastaðfestingu?

Ef fyrirtæki sem hefur fengið staðfestingu minnkar og starfsmannafjöldinn fer undir 25 að jafnaði á ársgrundvelli hefur það val um hvort það viðheldur jafnlaunastaðfestingu eða ekki.

21. Eru þið með einhver góð ráð þegar tekin er ákvörðun um viðmið?  

Eðlilegt er að horfa til eðli starfseminnar, starfslýsinga og annarra ráðningargagna til að ákveða málefnaleg og viðeigandi viðmið.

22. Á að taka alla starfsmenn með í starfaflokkunina, þ.m.t. framkvæmdastjóra og stjórnarmeðlimi?  

Já öll störf þarf að flokka skv. fyrirfram gefnum hlutlægu viðmiðum.

 23. Teljast eigendur með þegar metið er hvort fyrirtækið nái 25 starfsmanna-markinu? 

Samkvæmt skilgreiningu á því hverjir teljast til starfsmanna er miðað við þá aðila sem fá greidd laun frá viðkomandi fyrirtæki/stofnun, sbr. 13. tl. 2. gr. laga nr. 150/2020. Undir þetta hafa meðal annars fallið eigendur, forstjórar og aðilar í stjórnum.

 24. Hvernig er best að standa að því að útbúa starfaflokkun miðað við aðstæður þar sem starfsmenn eru á bilinu 10-14 og sinna afar ólíkum störfum? Er m.ö.o. marktækt að útbúa flokka sem í eru 1-3 starfsmenn?  

Starfaaðgreining getur verið mismikil hjá fyrirtækjum og fyrir því geta verið málefnalegar og réttmætar ástæður þó svo að það sé algengt að hún sé lítil í litlum fyrirtækjum. Framkvæmd starfaflokkunar er meðal skilyrða þess að öðlast jafnlaunastaðfestingu svo hjá því verður ekki komist þó svo að starfaaðgreiningin sé mikil og fyrirtækið lítið. Best er að nota paraðan samanburð við starfaflokkun, setja sömu viðmið út frá þeim kröfum sem gerðar eru um hvert starf.

25. Er nauðsynlegt að framkvæma innri úttekt fyrir staðfestinguna? 

Við endurnýjun að þrem árum liðnum er nauðsynlegt að framkvæma innri úttekt.

26. Er nauðsynlegt að framkvæma rýni stjórnenda fyrir staðfestinguna? 

Í samantekt æðsta stjórnanda á að koma fram staðfesting á rýni stjórnenda hvað varðar t.d. frammistöðu í jafnlaunamálum og hvaða markmiðum er náð, tillögum að um umbætur o.s.frv. Ekki er þó gerð krafa um skjalfestingu á rýninni í staðfestingarleiðinni.

27. Má skila gögnunum á ensku? 

Nei, íslenska er mál íslenskrar stjórnsýslu og því er einungis er tekið við gögnum á íslensku.

28. Er hægt að sækja um frest til þess að öðlast jafnlaunastaðfestingu?

Nei, ekki er heimild fyrir veitingu frests.

29. Er hægt að fá undanþágu við því að öðlast jafnlaunastaðfestingu, t.d. vegna gerðar eða eðlis starfseminnar eða vegna þess að allt starfsfólk fær greidd sömu laun?

Nei, ekki er heimild til að veita undanþágu við því að öðlast jafnlaunastaðfestingu.  

30. Við hvað er miðað þegar starfsmannafjöldi er reiknaður út?

Meðalfjöldi starfsfólks atvinnurekanda, óháð starfshlutfalli, sem fékk greidd laun á fyrra almanaksári. Meðalfjöldi á ári reiknast sem samanlagður fjöldi starfsfólks hvers mánaðar á almanaksárinu deilt með tólf.